一、定义组织过程资产包
组织过程资产包(Organizational Process Assets, OPA)指组织内部过去和现在的经验教训、知识、技能、工具以及文化、价值观等积累下来的资产。其目的是为组织提供启示和支持,以便在项目执行和管理过程中更好地实现项目管理目标。
OPA 应当具备以下特点:
1、实用性:OPA 必须是实际可用的且能够应用到项目管理中。
2、完整性:OPA 涵盖项目生命周期内各个阶段的所需的所有过程、工具、技能和技术。
3、准确性:OPA 中的信息需准确无误,以保证项目的执行过程中不会出现差错。
二、OPA 的主要内容
1、政策、程序和指南
OPA 中应该包含组织内部的各种政策、程序和指南。这些政策、程序和指南应该是由组织领导层审批,用于指导其下属执行项目管理活动。这些文档内容涵盖了从项目启动到项目收尾以及日常管理中的各项规定。
//示例代码
<html>
<head>
</head>
<body>
<p>项目启动流程: </p>
<ul>
<li>发起人需提交申请书,并获得领导层批准;</li>
<li>由项目经理组建项目团队,并详细规划项目进度、项目范围;</li>
</ul>
</body>
</html>
2、组织结构和责任分配
OPA 也应该包括组织的结构和责任分配。这些文档包含了组织结构、部门职责和岗位职责等等。这些信息对于项目管理是非常重要的,因为它们确定了项目经理在项目中能够调动的人员以及各岗位在项目执行过程中所需承担的责任。
//示例代码
<html>
<head>
</head>
<body>
<p>项目管理组织结构: </p>
<ul>
<li>CEO: 企业项目管理委员会主席;</li>
<li>COO: 企业项目管理委员会副主席;</li>
<li>CMO: 企业项目管理委员会成员,负责项目风险管理;</li>
<li>CFO: 企业项目管理委员会成员,负责项目预算分配;</li>
<li>CTO: 企业项目管理委员会成员,负责项目技术支持;</li>
<li>项目经理: 负责具体的项目管理工作,由CMO或CFO派出;</li>
<li>项目团队成员:根据项目需要招募;</li>
</ul>
</body>
</html>
3、项目管理知识和经验
OPA 也应该包含组织内部的各种项目管理知识和经验,如最佳实践、成功案例、失败案例、经验教训等等。这些信息对于组织内部其他项目的执行也具有很大的参考价值。
//示例代码
<html>
<head>
</head>
<body>
<p>公司内部以前进行过的成功项目: </p>
<ul>
<li>2015年:ABC公司的新产品开发计划,从启动到收尾一共历时18个月,成功上线;</li>
<li>2016年:DEF公司的营销战略实施计划,从启动到收尾历时8个月,成功提高了销售额;</li>
</ul>
<p>过去项目失败原因的分析: </p>
<ul>
<li>缺乏有效的项目进度管理机制;</li>
<li>团队成员沟通协作能力差;</li>
<li>重视目标追求而忽略成本风险管理;</li>
</ul>
</body>
</html>
三、OPA 的应用及意义
1、为项目管理提供支持和指导
OPA 包含了组织内部已有的丰富经验和实践,它为项目管理提供了很大的支持和指导。通过对 OPAs 的研究和分析,项目经理可以更加全面和有效地组织和执行项目管理工作。
2、提高组织管理能力
OPA 可以用于总结和分析以往项目执行过程中的经验教训,提高组织的管理能力。通过不断地积累和分析项目管理的经验教训,可以帮助组织更好地进行项目管理活动,提高组织的整体管理水平。
3、提高组织内部各职能部门的合作效率
通过建立和应用一套完整的 OPA,可以更好地定义各个职能部门的职责和工作流程,并且明确各部门之间的合作关系和工作接口。这样可以有效地促进各职能部门之间的合作和协调,提高合作效率,减少管理风险。
4、支持持续改进和创新
通过分析研究 OPAs,可以找到既有的优点和缺点,进而在持续改进和创新中不断优化并提升组织的整体管理水平。从而在强化竞争力的同时,为组织实现可持续发展奠定坚实的基础。